Een evenement organiseren,
waar moet je rekening mee houden?

Het organiseren van een evenement kan een spannende, maar ook uitdagende taak zijn. Er zijn talloze details om te overwegen. Het succes van het evenement hangt af van de juiste stappen en keuzes. Dus ga jij je eerste evenement organiseren, of heb je al ervaring op dit gebied? Het is altijd verstandig om bewust te zijn van de belangrijkste factoren waarmee je rekening moet houden.

Deze tips en inzichten zullen je helpen om je evenement via de juiste stappen te organiseren. Daarnaast kunnen wij je helpen bij de technische en facilitaire productie.

Waarom organiseer je een event?

Waarom? Deze vraag is misschien nog wel belangrijker dan: hoe organiseer ik een bedrijfsevenement. Je wilt namelijk weten met wat voor doel je het evenement gaat organiseren. Als je hier het antwoord op hebt, dan heb je de basis al gelegd en kan je gemakkelijker keuzes maken.

Er zit namelijk een wereld van verschil in de vorm van je evenement. Organiseer je de jaarlijkse BBQ voor alle afdelingen van je bedrijf, of wil je juist je klanten en relaties uitnodigen om te laten zien wat je allemaal in huis hebt? Zorg dat je het doel helder hebt.

Dus stel jezelf de vraag, wat wil ik bereiken met het evenement.

Commerciële doeleinden

Wil je de naamsbekendheid van je bedrijf vergroten of interesse wekken bij je doelgroep? Denk dan aan:

• Netwerkevenementen: deze evenementen zijn gericht op het creëren van kansen om te netwerken en relaties op te bouwen met potentiële klanten, leveranciers of partners.
• Conferenties en seminars: deze evenementen zijn gericht op het delen van kennis, het uitwisselen van ideeën en het informeren van deelnemers over nieuwe trends, ontwikkelingen en technologieën.
• Productlanceringen: deze evenementen zijn gericht op het lanceren van nieuwe producten of diensten en het genereren van interesse en bij de doelgroep.

Bedrijfscultuur versterken of verbeteren

Wil jij jouw werknemers een leuke dag of avond bezorgen, of ze extra kennis bijbrengen? Wil je de bedrijfscultuur versterken of verbeteren? Denk dan aan:

• Teambuilding evenementen: Gericht op het versterken van de band tussen medewerkers, afdelingen of detacheringen. Communicatie verbeteren of het creëren van een positieve werkomgeving
• Bedrijfsfeest: Altijd een reden voor een feestje! Vier een mijlpaal, succes of feestdag. Dit zorgt voor een positieve bedrijfscultuur.

Het bepalen van je budget

Het bepalen van het budget blijft belangrijk. Een budget is als een gids die je helpt bij het maken van keuzes tijdens het organiseren van je evenement. Het geeft je inzicht in hoe verschillende opties van invloed zijn op je financiën en helpt je om prioriteiten te stellen. Met een budget kun je slimme beslissingen nemen die passen bij de doelen die je wilt bereiken met je evenement.

Kies de juiste locatie, intern of extern?

Waar gaat het evenement plaatsvinden? Is er de mogelijkheid om op eigen locatie ruimte te creëren of kies je voor een bestaande evenementenlocatie? De locatie moet aansluiten bij je doelstelling en zo nodig ook je gasten inspireren. De uitstraling van de locatie speelt een grote rol bij de gehele ervaring die de bezoekers hebben.

Event op eigen locatie organiseren

Het intern organiseren van je evenement heeft zijn voor- en nadelen. Al zijn de nadelen goed te ondervangen.

Dit levert het op:

• Kostenbesparing: je eigen locatie gebruiken is vaak kostenefficiënter dan het huren van een externe locatie.
• Flexibiliteit en controle: je kunt de ruimtes en faciliteiten naar je specifieke wens inrichten. Ook hoef je geen rekening te houden met beschikbare data, zoals bij een evenementenlocatie.
• Branding en bedrijfscultuur: de decoratie, branding materialen en bedrijfsidentiteit kunnen naadloos geïntegreerd worden in je evenement. Dit zorgt voor een sterke verbinding met je bedrijfscultuur.

Dit kan een uitdaging zijn:

• Logistieke uitdaging: je eigen locatie omtoveren voor het bedrijfsevenement kan een uitdaging zijn. De juiste faciliteiten moeten worden gecreëerd. Horeca-punten, AV-techniek, parkeergelegenheid, aankleding en de checklist is nog veel langer.
• Beperkte voorzieningen: je eigen locatie beschikt mogelijk niet over de gewenste voorzieningen. Je moet rekening houden met een stroom- en waterplan, de veiligheid en eventuele vergunningen.

Technische en facilitaire diensten

Jij bent druk met de organisatie van jouw evenement. Het is dan erg lekker om, de vaak ingewikkelde technische en facilitaire diensten, iemand anders toe te vertrouwen. Als technisch en facilitair producent weten wij precies hoe we jou kunnen ontzorgen. Denk hierbij aan vergunning, logistieke planning, stroom- en waterplan, sanitaire voorzieningen, AV en meer. Een van onze professionals neemt alle technische en facilitaire productionele taken van je over. Buiten dat het je tijd en stress bespaart, levert het je ook geld op. Zo geniet je met een technisch en facilitair producent van:

• Versneld en efficiënt productieproces: de juiste volgorde van het productieproces, coördinatie van de op- en afbouw, tijdsplanning en het contact met leveranciers.
• Kennis van innovaties en oplossingen: door onze expertise en ervaring zijn er geen problemen maar oplossingen.
• Kostenefficiënt: de beste prijsafspraken met leveranciers. En het gebruik van een productiedraaiboek en tijdsplanning zorgt voor een efficiënt proces wat bijdraagt aan een kostenefficiënt bedrijfsevenement.

Jij organiseert, Lion Event Support faciliteert. Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je graag verder om jouw bedrijfsevenement succesvol te laten verlopen.