Een draaiboek maken voor je evenement is net zo essentieel als de uitnodiging voor je gasten. Zonder een van de twee gaat je evenement geen succes worden.   

Een draaiboek voor een evenement is onmisbaar als je een evenement wilt organiseren. Een draaiboek zorgt ervoor dat je evenement gestroomlijnd uitgevoerd wordt. Iedereen die betrokken is bij je evenement, van de projectleider tot de parkeerbegeleider weet welke taken ze moeten uitvoeren.

Wat is een draaiboek?

Een draaiboek is een document met daarop de gedetailleerde planning van jouw evenement.

Het is een handleiding voor de uitvoerende partijen. Met een draaiboek kun je stap voor stap je evenement structuur geven. Het helpt je bij het omschrijven van de taken, de materialen die gebruikt gaan worden, de tijden waarop taken uitgevoerd moeten worden en alle contactgegevens van de betrokkenen zoals de leveranciers en uitvoerend personeel.

Waarom zou je een draaiboek maken voor je evenement?

Voor de daadwerkelijke uitvoering van een evenement zijn er veel zaken die vooraf geregeld moeten worden. Deze voorbereidingen voorkomen improvisatiewerk op de dag zelf. Bovendien kan de dag van het evenement zelf erg hectisch zijn, waardoor het lastig kan zijn om aan ieders vragen te voldoen.

Om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen van je evenement op één lijn zitten. Is het van essentieel belang om een gedetailleerd draaiboek op te stellen voordat het evenement plaatsvindt.

Een goed doordacht draaiboek biedt diverse voordelen:

Duidelijke coördinatie: een draaiboek stelt alle betrokkenen op de hoogte van de geplande activiteiten, de volgorde van handelingen en hun individuele verantwoordelijkheden. Dit zorgt voor een communicatie die on-point is, waardoor iedereen weet wat er van hen wordt verwacht.

Efficiëntie in planning: Door vooraf een draaiboek op te stellen, kunnen de benodigde middelen, zoals personeel, apparatuur en materialen, goed worden ingepland. Hierdoor kunnen eventuele logistieke uitdagingen worden voorkomen en kan er een efficiënte planning gemaakt worden om je dag zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Tijdige afstemming: Een draaiboek helpt bij het bepalen van de tijdsplanning en het tijdbeheer voor het evenement. Dit stelt de organisatoren in staat om te anticiperen op mogelijke knelpunten Dit helpt voorkomen dat er vertragingen ontstaan en dat het evenement volgens schema verloopt.

Toegevoegde waarde voor jouw evenement 

Een evenement organiseren doe je niet zomaar. De checklists zijn lang en er moeten veel puntjes op de i gezet worden. Wist je dat wij bij Lion Event Support jou kunnen ontzorgen bij de technische en facilitaire diensten?

Gespecialiseerd in het volledige event traject, van begin tot eind. Lijkt het je fijn om ondersteund te worden bij de:

De brainstorm

We denken mee over de invulling van de techniek en facilitaire voorzieningen van jouw evenement of concept.

De pre-productie

Het evenement wordt vertaald naar een praktische uitvoering. Inclusief 3D-tekeningen en ontzorgen we je in het eventuele vergunningstraject.

Het draaiboek

We creëren een goed en uitgebreid productiedraaiboek, waarin snel alle taken en verantwoordelijkheden inzichtelijk worden.

De productie

We nemen de volledige productieleiding voor onze rekening, inclusief op- en afbouwbegeleiding.

Het event

Tijdens het evenement zorgen we dat de techniek en facilitaire voorzieningen vlekkeloos verlopen.

De nazorg

We zijn pas tevreden als jij dat ook bent, daarom evalueren we samen.

Aarzel niet en neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor jouw evenement. Wij helpen je graag verder, zodat we samen kunnen proosten op succes.

Download het draaiboek voorbeeld

Vul onderstaand contactformulier in en ontvang de download in jouw mailbox. De belangrijkste aspecten zijn hierin samengevat. Je kunt het draaiboek verder uitbreiden zo dat alle punten die je voor jouw evenement van toepassing zijn hierin uitgewerkt staan.